حیطه فعالیت آرشیو دولتی روسیه «روس آرشیو» و شهرداریها از این قرار است :

آرشیوهای دولتی روسیه مستقیماً آرشیوهای فدرال را اداره و بر رعایت مفاد قانون آرشیو، دریافت اسناد، ثبت، آماده‌سازی، و استفاده از اسناد در سراسر کشور نظارت می‌کند. وزارتخانه‌هائی که اسناد آرشیوی زیادی را خود نگهداری می‌کنند بایستی مقررات خود را با «روس آرشیو» هماهنگ سازند. آرشیوهای منطقه‌ای و شهرداریها گرچه از استقلال برخوردارند ولی عملکرد آنها باید با استانداردهای تعیین شده برای حرفه آرشیو مطابقت داشته باشد. این استانداردها و معیارها در سطح فدرال تهیه و تعیین می‌شوند.
اسناد آرشیوهای دولتی و شهرداری از جمله تمام فهرست راهنماهای آنان برای افراد حقوقی و حقیقی، بدون در نظر گرفتن ملیت، افکار سیاسی و مذهبی آنها قابل دسترسی می‌باشد. براساس قانون سال 1993 م در مورد اسناد محرمانه که افشای آنها بر منافع کشور تأثیر سوء می‌گذارد، گذشت مدت 30 سال برای دسترسی به اینگونه اسناد تصویب شده است. دسترسی به اطلاعات در مورد زندگی خصوصی افراد مثل وضعیت سلامتی، ثروت، خانواده، مراودات و ... که فاش شدن آنها زندگی یا امنیت فرد را به خطر می‌اندازد پس از گذشتن 75 سال از تاریخ ایجاد مجاز می‌گردد. در صورت ضرورت با کسب اجازه از خود فرد یا وراث قانونی او می‌توان قبل از 75 سال به اسناد مذکور مراجعه کرد.
قانون آرشیو مقرر می‌دارد که دولت باید تسهیلات مالی و تجهیزات فنی مورد نیاز آرشیوهای دولتی و شهرداری را در بودجه فدرال، منطقه‌ای و شهرداری ملحوظ دارد. آرشیوها مجازند علاوه بر بودجه تعیین شده از منابع دیگری نیز کسب درآمد کنند، مثلاً اخذ مبالغی از افرادی که از اسناد آرشیوی در مشاغل و تجارت آزاد استفاده می‌کنند. در سالهای اخیر پس از فروپاشی نظام کمونیستی به علت مشکلات اقتصادی کشور بودجه آرشیوهای روسیه هم محدود شده و بخصوص در بودجه فدرال هزینه نگهداری آرشیوها کاهش یافته است. برنامه احداث مخازن جدید آرشیوی نیز متوقف شده است. وسایل فنی مورد نیاز هم به همین وضع دچارند.
برخی اوقات ما را ملامت می‌کنند که در برابر مراجعه به اسناد‌مان پول زیادی از اشخاص بخصوص از خارجیها دریافت می‌کنیم. باید متذکر شوم که قانون این اجازه را به همه آرشیوهای کشور در صورت استفاده تجاری از محتوای اطلاعاتی‌اسنادشان داده است. علاوه بر آن در صورت انجام خدماتی چون یافتن اسناد مورد نیاز افراد، تهیه کپی از متن آنها و غیره نیز مجاز به دریافت وجه می‌باشیم. ولی این خواسته و تمایل قلبی ما نیست بلکه نیاز و ضرورت چنین ایجاب می‌کند. هر چند که تدوین رسالات و کتب مستند با همکاری و مشارکت سایر کشورها برای آرشیویست‌ها هم بهره علمی و هم بهره مالی دارد. با این همه کاملاً آگاهیم که بودجه رسمی کشور درگذشته، حال و آینده تنها منبع اصلی مالی برای آرشیوهای دولتی و شهرداری محسوب می‌شود. ما بر این باوریم که در بیشتر مواقع، دانشمندان و پژوهشگران باید پرداخت وجه بتواند به اسناد آرشیوی مراجعه کنند. امیدواریم با اقدام اخیر دولت در به استخدام درآوردن آرشیویستهای کشور، هم موقعیت اجتماعی این حرفه تحکیم شود و هم وضعیت مالی آرشیوها بهبود یابد.
با تصمیم رئیس‌جمهور روسیه در مارس 1994 م تقریباً بیش از نیمی از 000/23 آرشیویست روسی اکنون به عنوان کارمندان دولت حقوق دریافت می‌کنند و شرایط نامطلوب قبلی تا حد زیادی از بین رفته است. این اقدام تنها شامل کارکنان آرشیوهای فدرال و منطقه‌ای که ارزشمند‌ترین اسناد رانگهداری می‌کنند نمی‌گردد. در آینده نزدیک قرار است فهرست جدید شرح مشاغل آرشیوی و مقررات مربوط تدوین گردد. به سامان رساندن اصلاحات آرشیوی با اقدامات مذکور بستگی تام دارد.
آرشیوهای روسیه معمولاً رابطه نزدیکی با علوم داشته و دارند. در گذشته دانشمندان مشهوری در آرشیوها کار کرده یا جزء رؤسای آن بوده‌‌اند. در شرایط کنونی نیز حفظ این ارتباط اهمیت بسزائی دارد. بخصوص باید توجه داشت که آرشیویست‌ها درگیر کاغذبازی و دیوان سالاری نشوند و کماکان پژوهشگر و پویای دانش و اطلاعات باقی بمانند. همچنین درصدد آنیم که از امکانات آموزش عالی کشور بخصوص دو دانشگاه مسکو و کاترین بورگ2 که مدتها مدیر، کارشناسان و متخصصانی برای فعالیت‌های مختلف آرشیوی تربیت کرده‌اند بیشتر بهره‌گیریم. ما تجارب کشورهای دیگر ار به دقت بررسی کرده‌ایم. کشورهائی که در آنجا آرشیویست‌ها در استخدام دولت هستند و دست‌آوردهای بسیار خوبی در زمینه اطلاع‌رسانی و بررسیهای تاریخی داشته‌اند.
از جمله مشکلات موجود باید از دسترسی به اسناد محرمانه نام برد. کاربرد و تطبیق استانداردهای دموکراتیک مشخص شده در قانون آرشیو یک مسأله فنی پیچیده است ولی بخصوص در آرشیوهای بزرگ حتی‌الامکان باید محدودیت‌های دسترسی به اسناد و مدارک را کاهش دهیم. ما متوجه شدیم که در آرشیوهای فدرال و حزب کمونیست تعداد زیادی اسناد مهم که 80 الی 70 سال از تاریخ ایجادشان گذشته بود، همچنان متروک، محرمانه و غیر قابل دسترسی مانده بودند. به همین دلیل از سال 1991 م تا 1993 م از تعداد 000/000/5 پرونده رفع محدودیت مراجعه شد و امیدواریم تا پایان این قرن کلیه اینگونه پرونده‌ها در دسترس پژوهشگران قرار گیرد.
کاستی‌های خدمات آرشیوی3 از جمله فهرست راهنماهای اسناد هم مانع دیگری در راه مراجعه به اسناد و استفاه از آنها است. می‌توان گفت تقریباً تمام اسناد آرشیوی حزب کمونیست، فاقد فهرست مدون می‌باشند و بسیاری از فهرست‌های آرشیوهای دولتی هم بدون استفاده مانده‌اند که باید برای چاپ مجدد آماده و تنظیم شوند تا به عنوان منبع اصلی مراجعه در بخش خدمات آرشیوی قرار گیرند. بدین منظور اخیراً 9 فهرست راهنما در مورد مجموعه اسناد آرشیوهای فدرال از جمله راهنماهای فشرده4 برای «مرکز روسی حفظ و نگهداری و بررسی اسناد تاریخ معاصر» که همان آرشیو مرکزی حزب کمونیست است به چاپ رسیده است.
بزودی آرشیوهای دولتی روسیه به طور کامل از فن‌آوری کامپیوتر استفاده کامل خواهند کرد. مرکز اصلی آموزش کارکنان آرشیو هم در آرشیو مجهز شهرداری مسکو که دارای شبکه کامپیوتری و 70 دستگاه سخت‌افزار الکترونیم است تعیین شده است. کارهای مقدماتی و تهیه برنامه‌های هماهنگ برای ثبت مجموعه اسناد همه آرشیوهای کشور نیز در حال اتمام است. در حال حاضر نیمی از آرشیوهای فدرال و منطقه‌‌ای درگیر ایجاد پایگاه‌های اطلاعاتی خودکار هستند. پایگاه اطلاعاتی در مورد تلفات ارتش سرخ شوروی طی جنگ جهانی دوم با بیش از 000/000/19 ورودی و 19 هیگو بایت5، از اهمیت زیادی برخوردار است. هزینه ایجاد این پایگاه توسط مجمع بین‌المللی بنیادهای صلح6 پرداخت شده است. اما متأسفانه هنوز فعالیت اصلی در این راه انجام نگرفته است.
از اهم مشکلات شهروندان روسیه که آرشیویست‌ها در سالهای اخیر با آن مواجه بوده‌اند وضعیت اسناد مربوط به بازنشستگان و مستمری‌بگیران است. اینگونه اسناد جزء اسناد آرشیوی فدراسیون روسیه نیستند و باید در سازمان یا اداره مربوطه (مثلاً اداره بازنشستگی) حفظ و نگهداری شوند. اما قانون اجتماعی جاری متولی نگهداری اسناد بازنشستگی را پیش‌بینی و مشخص نکرده است. علاوه بر آن تحت شرایط خصوصی‌سازی، دارائیهای بسیاری از سازمانها تغییر شکل داده یا تسویه شده است و اسناد آنها بلاصاحب بر جای مانده‌اند. بنابراین مشخص نیست که این اسناد اکنون به چه اداره یا نهادی تعلق دارد. آرشیویست‌ها و آرشیوهای شهرداری باید مدارک و اسناد بازنشستگی را جمع‌‌آوری و نگهداری کنند.
سال گذشته آرشیوهای روسیه برای اولین بار به روی همکاریهای بین‌المللی در زمینه‌های آرشیوی گشوده شد. طبیعی‌ است که ما هم بخواهیم با بقیه جهان همگام شویم. «روس آرشیو» از حمایتهای همه جانبه «شورای جهانی آرشیو» برای انجام اصلاحات آرشیوی در روسیه سپاسگزار است. ما با همکاری‌های آرشیوی رژیم کمونیستی قبلی که اکنون با آرشیویست‌های روسی در نظام فعلی کار می‌کنند روابط حرفه‌ای خوب و روشنی داریم. زیرا تاریخ مشترک و توافق بر این نظر که آرشیوها هرگز نباید درگیر و در خدمت تضادهای خصمانه باشند، ما را به هم نزدیک ساخته است. آرشیوهای روسیه سیاست همکاری با سایر کشورها را همچنان دنبال خواهد کرد.
در پایان اجازه می‌خواهم یک مطلب احتمالاً بدیهی را بیان کنم که توسعه آرشیوهای روسیه هم تائیدی بر آن است. تغییرات آرشیوی اساسی ارتباط نزدیکی با روند اصلاحات کلی و همه جانبه در کشور دارد. زندگی بخودی خود راه را برای ایده‌های نوین آرشیوی هموار می‌سازد، مسائلی را مطرح می‌کند، تجارب گذشته را قابل درک می‌سازد تا سرانجام ما را به اتخاذ تصمیم‌های درست ترغیب کند. مهم آن است که آرشیویست‌ها ناخواسته و ناآگاهانه در مسیر خطا نیفتند.